Assistant d’accueil et de secrétariat (H/F)

Date de publication
24/06/2024
Type d'offre
Contractuel, Titulaire
Lieu d’exercice
Longwy

Nature du poste : catégorie C / ouvert aux titulaires et aux contractuels / poste à temps plein

Prise de poste : poste vacant

Référence PEP : 2024-1609769

Environnement

Le CROUS Lorraine est un établissement public administratif, qui gère :

  • 25 122 étudiants boursiers sur critères sociaux (sur une totalité de 86 440 étudiants en Lorraine).
  • 16 restaurants universitaires (2,9 millions de repas servis)
  • 20 résidences universitaires (7 142 logements)

Poste

Fonction

Placé-e sous l’autorité hiérarchique du Directeur de l’unité de gestion (DUG), l’assistant d’accueil et de secrétariat assure les fonctions principales décrites ci-dessous.

Activités principales

  • Accueillir le public et participer à l’administration, et à la gestion de la structure,
  • Sous l’autorité du gestionnaire, accueillir et faciliter la vie des étudiants (contact, information, orientation, courrier, formalités administratives …)
  • Assurer le standard
  • Contrôler et valider les dossiers locatifs étudiant avant signature du DUG
  • Suivre les impayés, en effectuer les relances si nécessaire et transmettre les dossiers d’impayés à l’agence comptable pour le recouvrement
  • Suivre les réservations, arrivées, départs, démissions, transferts
  • Transmettre les listes de départs et de démisions à la régie pour remboursement à l’étudiant
  • Encaisser les loyers
  • Gérer les plannings de nettoyage de logements et d’état des lieux,
  • Être à l’écoute des étudiants pour détecter les situations difficiles (financières, personnelles) et les orienter au mieux vers les services compétents,
  • Assurer les états de lieux d’entrée et de sortie, veiller à l’occupation optimum de la résidence
  • Participer à la gestion des situations d’urgence
  • Mettre en place les protocoles sanitaires recommandés et en assurer le suivi

Compétences

Connaissances :

  • Connaissance des outils de communication et de gestion
  • Connaissance souhaitée d’une deuxième langue

Compétences opérationnelles :

  • Maîtriser les logiciels informatiques et métier
  • Maîtrise de l’expression écrite et orale
  • Maîtrise des nouvelles technologies de communication, de gestion (logiciels, Internet, Intranet, domotique…)

Compétences comportementales :

  • Travailler en équipe
  • Transmettre et partager la bonne information envers ses collègues et sa directrice (quand cela est nécessaire) dans le plus grand respect mutuel
  • Porter les valeurs du CROUS auprès des étudiants et des partenaires

Conditions particulières

  • Niveau III Diplômes équivalents au CAP/BEP en particulier dans le domaine du secrétariat bureautiques
  • Horaire selon l’activité du service
  • Dans le cadre de ses missions et lorsque la continuité du service est engagée, l’agent peut être appelé, dans la prolongation cohérente de ses activités principales, à se voir confier toute autre tâche nécessaire au fonctionnement administratif du service.
  • Contrainte horaire liée au calendrier universitaire

Modalités de candidature

Les dossiers de candidature (lettre de motivation et CV) sont à transmettre par mail ou par voie postale.

Voie postale

Mme la Directrice des Ressources Humaines
75, rue de Laxou – 54042 NANCY Cedex

Date limite de candidature : 11 août 2024

Les candidatures transmises par les plateformes de recrutement ne sont pas recevables.

Suite à la fermeture estivale du 29/07/2024 au 15/08/2024, les retours de vos candidatures interviendront à partir du 19/08/2024.